從此不再怕寫會議紀錄！專業人士都這樣記錄，讓會議變得超有效率
你也曾是那個被指派做會議紀錄，卻感到無所適從的職場新鮮人？手忙腳亂地想把每個人的發言都寫下來，結果完成的筆記雜亂無章，會後還得花時間重新整理。好不容易交出紀錄，卻發現根本沒人在看，心裡不禁納悶：「花這麼多時間，到底有什麼意義？」
鄉民派報在這要告訴你，會議紀錄的重點，從來都不在於「記錄所有發言」，而是「掌握問題、釐清議題」。只要觀念對了，你也能寫出超專業的會議紀錄，讓會議成果事半功倍！
目 錄
- 會議紀錄的真諦：從發言到議題
- 掌握 3 大核心重點，寫出有價值的會議紀錄
- 寫會議紀錄的加分小技巧
- 提升效率的好幫手：數位工具推薦
- 寫出好會議紀錄的常見問答
- 結語：讓會議紀錄成為你的職場利器
會議紀錄的真諦：從發言到議題
大部分人寫會議紀錄，都像在抄寫流水帳，記錄著誰說了什麼，誰又提出什麼想法。但你仔細想想，這樣的紀錄真的能幫助大家釐清會議目的，並採取行動嗎？
根據哈佛商業評論的調查，有高達 71% 的高階主管認為，會議是生產力的一大殺手，其中一個主要原因就是會議目標不明確，導致時間浪費。
這也驗證了為什麼我們常覺得會議紀錄沒人想看，因為它只是一份發言紀錄，沒有明確的問題與決議，自然無法發揮作用。
專業的會議紀錄，應該是將會議的核心議題，用「問題」的形式清晰地呈現出來。每個發言的背後，都藏著一個待解的問題。你的任務，就是像個偵探，從混亂的發言中，找出那個「最核心的問題」。
這也是為什麼文章開頭說，這最能看出一個人的寫作功力。因為它考驗的不只是聽寫能力，更是你的邏輯思考與歸納能力。
掌握 3 大核心重點，寫出有價值的會議紀錄
當你確立了「將議題轉化為問題」這個核心觀念後，接下來只要掌握以下三點，就能寫出專業又高效的會議紀錄。
1. 用疑問句點出核心
一份好的會議紀錄，開頭就應該直搗黃龍，用「問題」的方式總結本次會議的核心議題。
舉例來說，如果會議主題是「秋季社區活動」，別只寫「討論秋季社區活動」，而是要把它變成一個具體的問題，像是「如何提升今年秋季社區活動的參與度？」。
接著，在內文的決議事項中，提供對應的「回答」，例如：「透過社群媒體加強宣傳，並邀請在地知名團體演出。」這樣一份會議紀錄，就從流水帳變成了行動指南。
2. 描繪會議的「前世今生」
為了避免會議主題偏離，甚至被推翻，在會議紀錄中加入「前情提要」和「未來展望」非常重要。
- 前情提要：簡述上次會議的決議或進度，讓所有與會者快速掌握目前的狀況。
- 本次議題：將會議的核心問題寫清楚。
- 未來展望：會議結束後，將下次會議的預定計畫或下一步行動寫下來。即使只是初步構想，也能讓大家知道接下來的方向。
這種「前世今生」的寫法，能讓會議過程像一部連續劇，有清楚的開頭和結尾，也讓與會者不容易迷失方向。
3. 定義會議的類型與目的
每場會議都有其目的。在會議紀錄中寫下會議的定位，能讓與會者更清楚自己在此次的會議中該扮演什麼角色。
- 決策會議：目的是做出最終決策。這類會議需要有決策權的人參與。
- 腦力激盪：目的是發想各種可能的方案。這類會議需要鼓勵大家天馬行空地發言，不設限。
- 資訊分享會：目的是傳遞資訊，讓大家同步。這類會議通常不需要太多討論。
明確定義會議的類型，能確保邀請到對的人，讓會議更有效率。
提升效率的好幫手：數位工具推薦
除了掌握寫作技巧，善用數位工具也能讓你的會議紀錄事半功倍。
- Google文件、Notion：這些協作工具讓大家可以即時共編，會議中就能同步記錄，會後不需再花時間謄寫。
- 錄音轉文字軟體：市面上有很多這類軟體，能將會議錄音檔轉成文字稿，大幅減少手動筆記的時間，讓你更專注於思考議題。
當然，最重要的還是內在的寫作思維，這些工具只是輔助。別再只當個筆記員，試著用專業的眼光來寫會議紀錄吧！
寫出好會議紀錄的常見問答
Q1：會議紀錄內容要包含哪些重點？
A1：除了最基本的時間、地點、參與人員之外，一份好的會議紀錄應該包含以下重點：
- 會議核心議題（以疑問句呈現）
- 會議類型（決策、腦力激盪等）
- 決議事項與行動方案
- 負責人與預計完成期限
- 下次會議的議題或預定計畫
Q2：如何讓會議紀錄更吸引人閱讀？
A2：除了將議題用問題呈現外，你還可以：
- 使用標題、粗體、項目符號等排版方式，讓重點更突出。
- 簡潔明瞭，避免冗長的句子和發言內容，只保留核心決議。
Q3：會議紀錄寫好後，下一步該怎麼做？
A3：建議在會議結束後 24 小時內發送給所有相關人員。
Q4：如果會議中議題一直偏離，該怎麼記錄？
A4：這時候找出最核心、最終有決議的議題就很重要。你可以先寫下本次會議的核心議題，並在內文中註明「中途討論到 XX 議題，但最終仍回歸 XX 議題並做出決策」。這樣即使會議混亂，你的會議紀錄仍能提供清晰的脈絡。
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讓會議紀錄成為你的職場利器
會議紀錄不再只是浪費時間的文書作業，而是鍛鍊你邏輯思考與寫作能力的絕佳機會。當你學會將會議的議題轉化為問題，並有條理地呈現決議與行動時，你所交出的會議紀錄，就不再是冰冷的文字，而是能推動專案前進的動力。
現在就開始改變你的觀念吧！從下一份會議紀錄開始，嘗試用「問題」來思考，讓它成為你展現專業能力的最佳武器。
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